Veelgestelde vragen begeleidingsbrief

Wettelijk gezien is het kenteken alleen verplicht als u gebruikmaakt van repeterende vrachten. De begeleidingsbrief hoort dan bij de vrachtwagen die van een locatie van herkomst, naar een locatie van bestemming rijdt. Diverse keren per dag of week.

We spreken van repeterende vrachten als een vrachtwagen diverse malen per week, van maandag t/m zondag, hetzelfde afval van een locatie van herkomst naar een locatie van bestemming rijdt. In dat geval is het verplicht om het kenteken op de vrachtwagen te vermelden. In de vrije ruimte wordt het aantal kilo per vracht, de datum en tijd van vertrek genoteerd. Overigens zijn er bedrijven die deze optie liever niet, of alleen per dag toelaten.

De bruine vakken moet u verplicht invullen. De gearceerde vlakken zijn alleen verplicht indien van toepassing. Lees de bijzonderheden hierover bij de vragen over de betreffende vakbeschrijving. De witte vlakken zijn niet verplicht.

Een eigen ontwerp voor de begeleidingsbrief is niet toegestaan. De begeleidingsbrief is vormvast. Daarnaast is de begeleidingsbrief uniek genummerd. Beurtvaartadres geeft de nummers uit en zorgt er ook voor dat de uitgifte geregistreerd wordt en traceerbaar is. Zo krijgen wij geregeld vragen van handhavers over een begeleidingsbrief. Beurtvaartadres meldt dan wanneer de begeleidingsbrief gemaakt is, wanneer deze is uitgegeven en aan wie.

De meldingsplichtige inrichting moet de fysieke begeleidingsbrief 5 jaar bewaren. Een scan is voldoende. De overige partijen hoeven de fysieke begeleidingsbrief niet te bewaren, maar moeten wel een registratie bijhouden van de transporten (de data moet dus traceerbaar zijn in bijvoorbeeld administratiesystemen). Voor de digitale begeleidingsbrief geldt ook dat u deze 5 jaar lang moet bewaren.

Een afvalstroomnummer is alleen verplicht als u naar een meldingsplichtige inrichting rijdt (zij geven dat nummer uit). Rijdt u naar een niet-meldingsplichtige inrichting (bijvoorbeeld een werkplek of een inrichting die is vrijgesteld van het doen van meldingen aan het LMA) dan moet u dit vakje leeg laten. Het noteren van een fictief nummer (bijv. een intern nummer) wordt gezien als valsheid in geschrifte.

Ja, maar er zijn enkele uitzonderingen. In de volgende gevallen is de begeleidingsbrief niet verplicht:

• Als het grensoverschrijdend vervoer betreft. Dan treed de Europese Verordening Overbrenging Afvalstoffen (EVOA) in werking.
• Als u afval transporteert in een voertuig geschikt voor rijbewijs B.
• Als u minder dan 500 kg ongevaarlijk afval vervoert.
• Bij het niet beroepsmatig inzamelen van papier, karton of textiel.
• Als het afval ingezameld is op een openbare plek en het afval niet langer dan 48 uur bij u op locatie is.
  
  

De definitie van afzender komt uit de Wet wegvervoer goederen. Als u dit vak aan uw begeleidingsbrief toevoegt, kan de begeleidingsbrief gebruikt worden als vrachtbrief. De afzender is de opdrachtgever van het vervoer. Dit kan een ontdoener, ontvanger, handelaar of bemiddelaar zijn.

Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel. Maakt u gebruik van de inzamelingsregeling, dan wordt dit vak gereserveerd voor de primaire ontdoener. Als u gebruikmaakt van route-inzameling, dan komt hier de inzamelaar te staan.

U kunt het factuuradres in een wit vlak invullen op de begeleidingsbrief. Dit is dus niet verplicht.

Is er geen duidelijke straatnaam? Bijvoorbeeld bij een wijk in aanbouw, een bospad of een deel van een snelweg. Dan noteert u een nabijheidsomschrijving. Zoals een deel van de snelweg tussen twee hectometerpaaltjes of een bospad nabij een restaurant op een aangegeven wandelroute. De postcode is niet verplicht. 

In vak 4b omschrijft u de werkelijke loslocatie. Dit is de vestiging die de afvalstoffen in ontvangst neemt of de locatie waar bijvoorbeeld grond wordt toegepast.

In vak 6 vult u de omschrijving in zoals u overeen bent gekomen met de ontvangstinrichting. Het afvalstroomnummer vermeldt u alleen als u naar een meldingsplichtige inrichting rijdt.
Wees duidelijk in de benaming zodat de vervoerder bijvoorbeeld ook in de gaten heeft wat hij vervoert. De omschrijving die in de EURAL staat is niet altijd handig, of op z’n minst ‘niet gebruikelijk’. De Eural-code is de code zoals de ontvangstinrichting met u afgesproken heeft. Is er sprake van een (rest)product dan kunt u hier de GN-code (Gecombineerde Nomenclatuur) noteren. Deze begint altijd met de letters: GN.

De geschatte hoeveelheid is geen verplicht veld. De gewogen hoeveelheid is wél verplicht op de doorslagen. De weging vindt immers vaak pas plaats bij het lossen. 

In de meldsystematiek worden drie systematieken onderscheiden. Namelijk waarin: 

• gebruik wordt gemaakt van route-inzameling;
• gebruik wordt gemaakt van de inzamelaarsregeling;
• geen route-inzameling en geen inzamelaarsregeling wordt gebruikt. 

Laatstgenoemde wordt ook wel de standaard systematiek genoemd. In deze situatie worden afvalstroomnummers afgegeven aan de ontdoener, en ligt de ontdoener en herkomstlocatie vast in het afvalstroomnummer.

Dit kunt u op de begeleidingsbrief zien aan het einde van vak 5. Daar staat aangekruist of gebruik wordt gemaakt van route-inzameling of de inzamelaarsregeling (dan is het betreffende vakje ‘ja’ aangekruist). De standaard systematiek wordt gebruikt als bij beide de vakjes ‘nee’ is aangekruist.

Een inzamelaar kan gebruikmaken van route-inzameling of van de inzamelaarsregeling. In beide gevallen wordt het afvalstroomnummer afgegeven aan de inzamelaar en zijn de (primaire) ontdoeners en de herkomstlocaties geen vaste gegevens in het afvalstroomnummer. Hierdoor zijn deze ook niet bekend bij het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA). Dit stelt extra eisen aan de begeleidingsbrief.

Maakt een inzamelaar of ontvanger gebruik van de inzamelaarsregeling? Dan doet hij dit om hij het aantal af te geven afvalstroomnummers te beperken. De meldingsplichtige ontvanger geeft dan per categorie afvalstof, voor verschillende locaties van herkomst, één afvalstroomnummer af aan de inzamelaar. Bij gebruik van de inzamelaarsregeling wordt het afval tijdens het transport niet samengevoegd. Het betreft dus de zogenaamde één-op-één vrachten.

Het gebruik van de inzamelaarsregeling is vooral handig voor meldingsplichtige inrichtingen. Deze hoeven namelijk maar één afvalstroomnummer af te geven voor afvalstoffen afkomstig van diverse locaties en diverse ontdoeners. Let op: het gebruik van de inzamelaarsregeling is alleen mogelijk voor de minder milieubelastende afvalstoffen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan papier, karton, textiel, groen afval en niet-verontreinigd bouw- en sloopafval.

Zeker! Bij het gebruik van de inzamelaarsregeling neemt de inzamelaar de afvalstoffen over van de oorspronkelijke ontdoener (de primaire ontdoener). De inzamelaar wordt hiermee de nieuwe ontdoener (de secundaire ontdoener) en wordt daarom vermeld in vak 3a. De oorspronkelijke ontdoener maakt dus geen onderdeel uit van het afvalstroomnummer en moet daarom worden vermeld in vak 1 op de begeleidingsbrief (het vak van de afzender). Vergeet aan het einde van vak 5 in dat geval bij inzamelaarsregeling ‘ja’ aan te kruisen.

De inzamelaarsregeling mag u alleen gebruiken bij afvalstoffen die voorkomen in ‘bijlage A van de regeling Melden’. Dat zijn over het algemeen de minder milieubelastende afvalstoffen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan papier, karton, textiel, groen afval en niet-verontreinigd bouw- en sloopafval.

Er is sprake van route-inzameling als een inzamelaar bij meerdere adressen dezelfde afvalstoffen in kleinere hoeveelheden ophaalt en deze afvalstoffen tijdens het transport samenvoegt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het huis-aan-huis inzamelen van huishoudelijk afval, maar ook het inzamelen van bedrijfsafval in rolcontainers.

Zeker! Bij het gebruik van route-inzameling neemt de inzamelaar de afvalstoffen over van de oorspronkelijke ontdoeners (de primaire ontdoeners). De inzamelaar wordt hiermee de nieuwe ontdoener (de secundaire ontdoener) en wordt daarom vermeld in vak 3a. De oorspronkelijke ontdoeners en de locaties van herkomst maken geen onderdeel uit van het afvalstroomnummer. Deze moeten daarom worden vermeld op de begeleidingsbrief. Omdat het in dit geval om meerdere ontdoeners gaat, gebeurt dit op een routelijst. Deze wordt als bijlage bij de begeleidingsbrief gevoegd. Vak 3b op de begeleidingsbrief verwijst hiernaar.

Vergeet niet dat aan het einde van vak 5, bij route-inzameling, ‘ja’ aan te kruisen. 

Nee, dat mag alleen voor:

• alle niet-gevaarlijke afvalstoffen;
• voor afvalstoffen die vallen onder de producentenverantwoordelijkheid;
• afvalstoffen van schepen en klein gevaarlijke afvalstoffen - in hoeveelheden onder de 50 kg. per afgifte - waarvoor een inzamelvergunning noodzakelijk is.

Voor het transport van grond, bagger of bouwstoffen – dat wordt gezien als afvalstof - kunt u gewoon gebruikmaken van de begeleidingsbrief. Er bestaat ook een zogenaamde gecombineerde begeleidingsbrief. Deze kunt u het beste gebruiken als u gebruikmaakt van het meldsysteem van Bodem+. Meer informatie over de gecombineerde begeleidingsbrief vindt u terug bij andere vragen.

De gecombineerde begeleidingsbrief wordt ook wel de combi-begeleidingsbrief genoemd. Deze wordt ingevuld via het meldsysteem van Bodem+. Sommige vakken hebben een andere betekenis. Deze zijn cursief gedrukt. Een voorbeeld daarvan is het vakje: Afvalstroomnummer. Vanuit het meldsysteem van Bodem+ krijgt dit nummer de betekenis van het meldingsnummer. Gebruikt u de combi-begeleidingsbrief en vult u deze handmatig in? Vul deze dan in zoals u dat ook bij de gewone begeleidingsbrief zou doen.