Sulzer Turbo Services Venlo B.V.

Sulzer Turbo Services is toonaangevend op het gebied van roterende apparatuur. Ze zijn gespecialiseerd in onderhoud, productie van nieuwe onderdelen en reparaties van verschillende merken en modellen turbines. Hiervoor transporteren ze onderdelen over de hele wereld. Om dit in goede banen te leiden, gebruiken ze ShipmentManager van Beurtvaartadres. Peter Reihs, im- en exportcoördinator van Sulzer Turbo Services Venlo B.V. in Venlo, vertelt welke voordelen dit oplevert.

Het Venlo Service Center zorgt er al vijftig jaar voor dat het materiaal bij klanten blijft draaien. Dit doen ze door het uitvoeren van innovatieve reparaties en upgrades om technische uitdagingen in de energievoorziening en algemene industrie te realiseren.

Communiceren met Douane & KVK

Al sinds 2004 rekent Sulzer op de software van Beurtvaartadres waarmee ze direct kunnen communiceren met de Douane en de Kamer van Koophandel (KVK). “We transporteren veel van en naar het Midden-Oosten. Dit vraagt om een Certificaat van Oorsprong (CVO) van de KVK en een factuur die gelegaliseerd is door de KVK. Zodat we eenvoudig producten vervaardigd buiten de Europese Unie (EU) in ShipmentManager kunnen zetten. Deze kunnen we er ook weer uit halen als de onderdelen de andere kant op worden getransporteerd”, zegt Peter. 

Soepel transportproces

Voorheen gingen alle aanvragen van de declarant richting de Douane en KVK via de mail. “Dankzij ShipmentManager is dit proces volledig geautomatiseerd. Als wij een zending in ons systeem plaatsen, gaat deze automatisch richting de Douane. Daar keuren zij de zending en als de Douane alles goed heeft bevonden, kunnen we laden en lossen.”

“Vanuit de Douane krijgen we meestal gelijk goedkeuring. Wij stellen het uitvoerdocument op. Tegelijkertijd wordt de lading geladen en wordt er gecontroleerd of deze aan alle vereisten voldoet. Zodat we ongeveer binnen vijf minuten het uitvoerdocument klaar hebben en door kunnen met het transport. Zo voorkomen we dat het transport stagneert. Alles bij elkaar maken we gebruik van meer dan 69 exportdocumenten per jaar. Ook gebruiken we onze module om Transit documenten af te melden, en ook vragen we CVO`s aan via ShipmentManager. Op jaarbasis besparen we hierdoor ongeveer 10.000 euro.”

“Vroeger moesten we fysiek met alle papieren richting de KVK, dat is gelukkig verleden tijd. Waardoor we enorm besparen op tijd en op onze kosten. We doen alles zelf, waar andere bedrijven de im- en export uitbesteden. Daarnaast archiveren we onze documenten digitaal, waardoor de kans op fouten minimaal is. Doordat documenten bijvoorbeeld niet meer zoekraken.”

Ondersteuning op maat

Peter ervaart de ondersteuning vanuit Beurtvaartadres als zeer prettig. Hij vertelt: “Over het algemeen verloopt alles goed en hebben we de hulp van Beurtvaartadres niet zo vaak nodig. Maar het kan natuurlijk zijn dat onze aangifte niet wordt goedgekeurd door het systeem. Op dat moment bellen wij Beurtvaartadres en die kijken direct mee waar het probleem zit. In zulke gevallen worden we altijd direct geholpen. Ze kunnen ook op afstand de boel overnemen, mocht dit nodig zijn.”

“Ze hebben de juiste kennis en expertise en weten precies wat er bij ons bedrijf speelt. Hierdoor worden we direct, gericht geholpen. Ook hebben ze ons ondersteund bij de overstap naar een nieuwe douaneaangiftesysteem (DMS). In de beginperiode waren er wat meer belletjes nodig naar Beurtvaartadres, maar inmiddels loopt dit ook soepel. Wat mij betreft gaan we nog jaren zo door.”